Neue Schüler durch zielgerichtete Telefonate

Trotz vieler moderner Kommunikationsmittel spielt das Telefon noch immer eine wichtige Rolle bei der Akquise neuer Schüler oder neuer Jobs im Musikbereich.
Wir alle haben sehr viel Erfahrung im Umgang mit dem Telefon, warum also ein Artikel zu diesem Thema? Weil geschäftliche Telefonate im Gegensatz zu privaten gewissen Regeln unterliegen.
Diese Regeln zu kennen, wird dir helfen, erfolgreichere zu sein, wenn es darum geht, neue Schüler oder neue Jobs zu akquirieren.

Vorbereitung

Private und berufliche Telefonate trennen

Sicher musst du dich in der Regel nicht auf Telefonate mit deinen Freunden und deiner Familie vorbereiten. Wenn du aber beruflich telefonierst, solltest du im Voraus einiges bedenken und organisieren.

Viele von uns haben ihr „Büro“ zu Hause, einige buchstäblich und einige auch nur im übertragenen Sinne. Da aber private und berufliche Telefonate unterschiedliche Anforderungen an uns stellen, ist es sinnvoll, diese beiden Bereiche eindeutig voneinander zu trennen. Leg dir deshalb zwei Nummern zu, eine für Privates und eine für Geschäftliches. Du hast folgende Möglichkeiten:
– Stell an deiner Telefonanlage zwei Nummern ein und schließ zwei Telefone mit unterschiedlichen Klingeltönen an.
– Es gibt auch Telefone, die auf mehrere Nummern eingestellt werden können. An diesen kannst du auch für jede Nummer einen eigenen Klingelton wählen.
– Oder aktiviere zwei Handys. Es gibt auch Handys für zwei Sim-Karten. So kannst du mit einem Gerät zwei Nummern bedienen. Wenn das Handy klingelt, wird im Display angezeigt, welche Sim-Karte gerade angewählt wird.

Telefonzeiten

Nicht nur Mitarbeitende großer Firmen haben ein Recht auf Büro- und Privatzeiten. Auch wenn du ein/e EinzelunternehmerIn bist, solltest du überlegen, in welchem Zeitrahmen du geschäftliche Telefonate annehmen willst. Richte deshalb einen Anrufbeantworter für beide Anschlüsse ein.

Wer? Wie? Was? Warum?

Nimm dir einmal Zeit und plane deine Telefongespräche. Am besten, du erstellst dir einen „Fahrplan“, den du neben das Telefon legst. Oder du verwendest von dir gestaltete Notizzettel. Denn bedenke, du bist zu Hause und sitzt wahrscheinlich nicht erwartungsvoll vor dem Telefon. Vielleicht hast du gerade Stress, wenn dein Geschäftsparat klingelt. Sei also darauf vorbereitet, auch in Ausnahmesituationen Kundengespräche führen zu müssen.

Überlege, welche Arten von Telefonaten du im geschäftlichen Bereich überwiegend führst.
Ich persönlich habe bei meiner Tätigkeit als Musiklehrerin schwerpunktmäßig zwei, die mit meinen Schülern oder deren Eltern und die mit Personen, die sich für Unterricht bei mir interessieren. Für beide habe ich Notizzettel. Die Abfolge der Rubriken auf dem Zettel richtet sich nach dem typischen Verlauf eines Gesprächs. Normalerweise befindet sich der Punkt „Telefonnummer“ ganz oben auf vorgefertigten Telefonnotizzetteln. Bei mir kommt er fast am Schluss, weil ich nie direkt nach dem Abheben des Hörers jemanden nach seiner Telefonnummer frage. Meine Formulare sind nicht nur Notizzettel sondern gleichzeitig Ablaufpläne für die Gespräche.

 

Hier mein Entwurf für Telefonate mit Schülern oder deren Eltern:

Name des Anrufers:

Name des Schülers:

Unterrichtsfach/Kurs:

Grund des Anrufs:

Telefonnummer:

——————————————————————

Datum:

Was ist zu tun?

 

Die Punkte nach dem Strich, fülle ich direkt nach dem Telefonat aus.
Oder ich übertrage die Daten in meinen Kalender.
Wird der Zettel nicht mehr benötigt, wandert er direkt in die Altpapierkiste.

Hier ein solcher Telefonzettel zum Ausdrucken:

Hier klicken zum download der PDF!


 

Hier das Formular für Interessenten:

Name des Anrufers:

Name und Alter des Kindes:

Interesse an:

Weitere Informationen:

Telefonnummer/Handy/ Mail:

Wie verbleiben wir?

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Datum:

Was ist zu tun?

 

Die Punkte unter dem Strich werden wieder erst nach dem Telefonat ausgefüllt.

Hier ein solcher Telefonzettel zum Ausdrucken:

Hier klicken zum download der PDF!


 

Notizzettel erstellen

Nimm dir Zeit und durchdenke deine Gespräche. Erstell dir dann deine eigenen Notizzettel. Wenn du ausgeruht und entspannt bist, kommst du sicher auch ohne sie aus, wenn du aber mal krank oder unausgeschlafen bist, du Kummer oder Streit hast oder einfach nur viel um die Ohren, dann wird dich dein Zettel gut durch deine Telefonate führen.

Alles liegt bereit

Nachdem du nun deine eigenen Notizzettel erstellt hast (oder dir meine ausgedruckt hast), musst du nur noch dafür sorgen, dass sie auch da liegen, wo du sie benötigst. Telefonierst du an mehreren Stellen in deiner Wohnung, verteil sie auch entsprechend. Wo immer du Zettel hinlegst, sollte auch ein funktionierendes Schreibwerkzeug daneben liegen. Und falls du nicht allein lebst, bitte deine Mitbewohner, die Zettel da zu lassen, wo sie sind und auch die Kugelschreiber oder Bleistifte, die dabei liegen, nicht wegzutragen. Binde sie, wenn notwendig, fest, denn nichts verschwindet so schnell und so unauffindbar, wie ein augenscheinlich herumliegender Kugelschreiber.

Das Telefon klingelt…

Du bist nun gut vorbereitet, hast deine Zettel erstellt und mitsamt Kugelschreibern in deiner Wohnung verteilt. Dein neues Zweit-Handy liegt bereit und die neue Nummer steht in deiner Werbeanzeige. Plötzlich….

….ertönt der neue Klingelton.

Was ist zu tun?

Erfolgreich telefonieren – Die 8 wichtigsten Punkte

1. Lass das Telefon einen Moment klingen. Der Anrufer hat gerade deine Nummer gewählt, würdest du direkt abnehmen, hätte er keine Gelegenheit, sich auf das Telefonat einzustellen. Lass dir und ihm drei, vier Klingelzeichen Zeit.

2. Melde dich so, dass der Anrufer weiß, mit wem er spricht. Stell dir vor, der Anrufer hat deine Anzeige in der Zeitung gelesen und ruft dich nun an. Kann er an der Art, wie du dich meldest erkennen, dass er richtig verbunden ist? Firmierst du in deiner Anzeige mit „Musikzwerge Kunterbunt“, sollte der Anrufer bei der Begrüßung das auch hören. Melde dich z.B. mit: Musikzwerge Kunterbunt, mein Name ist Claudia Müller, was kann ich für Sie tun?“ Wenn dir das zu offiziell klingt, versuch es mit: „Claudia Müller, von den Musikzwergen Kunterbunt. Guten Tag.“

3. Mach dir Notizen. Hör deinem Anrufer zu und mach dir Notizen. Wenn du den Namen nicht genau verstanden hast, frag noch einmal nach.

4. Verwende im Gespräch den Namen des Anrufers. Jeder Mensch wird gerne mit Namen angesprochen, also tu es auch. Telefonierst du mit Eltern, frag nach dem Namen des Kindes, um das es geht und verwende ihn im weiteren Gespräch.

5. Zeig Interesse an deinem Gesprächspartner.  Stell einige verbindende Fragen, z.B.
– Wie alt ist Ihr Sohn?
– Geht er schon zur Schule?
– Hatten sie schon einmal Instrumentalunterricht?
– Haben Sie besondere Wünsche oder Erwartungen?

6. Sitz oder steh gerade beim Telefonieren, lächle und konzentriere dich ausschließlich auf deinen Anrufer. Auch wenn es lustig klingt, man kann hören, in welcher Position du telefonierst. Wir Musiker wissen, dass sich die Stimme mit der Haltung verändert. Auch merkt ein Anrufer, wenn du nebenbei deine Mails checkst, also lass es.

7. Beende ein Telefonat richtig. Fass am Ende noch einmal zusammen, wer was als nächstes tun wird und frage nach der Telefonnummer oder der Mailadresse des Anrufers. Bedank dich für das Telefonat oder erwidere einen Dank von Seiten deines Gesprächspartners freundlich. Verabschiede dich.

8. Vervollständige deine Notizen. Ergänze alles, was dir noch wichtig erscheint. Besser du notierst zu viel, als zu wenig. Überlege, was als nächstes zu tun ist und mach dir eine entsprechende Notiz auf dem Zettel oder in deinen Terminkalender.

Zum Schluss

Ja, wir alle können telefonieren, doch lasst es uns noch besser machen.
Ich wünsche euch viele neue Schüler und/oder viele neue Jobs.

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Kommentare

  1. Svenja Hörnle sagt

    Tolle Tipps, danke!

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